Die E-Rechnung-Pflicht 2027 trifft inländische Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag: Ab dem 1. Januar 2027 müssen ihre Rechnungen an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen sein. Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen Leistungen aus 2027 noch bis Ende 2027 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF abrechnen. Für Leistungen aus 2026, die erst 2027 abgerechnet werden, greift nach dem Gesetzeswortlaut für kein Unternehmen mehr eine Übergangsregel. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Schon seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer.
Im Betrieb ist die Umstellung weniger eine Steuerfrage als eine Prozessfrage. Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Dokument zum Ausdrucken. Damit sie Arbeit spart, braucht es einen klaren Ablauf: Wo kommen Rechnungen an, wer prüft sie, wie gelangen die Daten in die Buchhaltung und wo werden sie aufbewahrt? Dieser Ratgeber zeigt die Fristen, die zulässigen Formate und die technische Umsetzung — als Orientierung, nicht als Steuerberatung.
E-Rechnung-Pflicht: die Fristen im Überblick
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden und viele steuerfreie Umsätze, etwa steuerfreie Grundstücksvermietungen oder Finanzdienstleistungen. Bis zur vollen Pflicht gelten gestaffelte Übergangsfristen:
Seit 1. Januar 2025: Empfang
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Dafür reicht laut Bundesfinanzministerium (BMF) bereits ein E-Mail-Postfach.
31. Dezember 2026: allgemeiner Übergang endet
Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen schicken, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers — vorausgesetzt, die Rechnung wird bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt. Ab 1. Januar 2027 brauchen alle mit über 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr die E-Rechnung. Die Verlängerung bis Ende 2027 gilt nur für Leistungen aus 2027. Wer Leistungen aus 2026 erst 2027 abrechnet, kann sich nach dem Gesetzeswortlaut auf keine Übergangsregel stützen — lassen Sie das im Zweifel von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
31. Dezember 2027: Ende für kleinere Betriebe und EDI
Lag der Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro (maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also auch Umsätze mit Privatkunden), sind Papier und — mit Zustimmung — PDF für Leistungen aus 2027 noch bis Ende 2027 erlaubt. Unabhängig vom Umsatz dürfen Unternehmen außerdem für Leistungen aus 2027 noch bis Ende 2027 EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch, etwa EDIFACT) nutzen, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2028: alle
Die E-Rechnung ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen für alle verpflichtend. Ausnahmen bleiben, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und viele steuerfreie Umsätze.
Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025, Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Stand: Oktober 2026, ohne Gewähr.
Was als E-Rechnung zählt — und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend ist also nicht der Versandweg, sondern das Format der Datei.
Zählt als E-Rechnung
- XRechnung: ein reines XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL
- Andere Formate nach EN 16931, auch aus anderen EU-Staaten
- Vereinbarte Formate wie EDI, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen
Zählt nicht als E-Rechnung
- PDF-Rechnung per E-Mail ohne strukturierte Daten
- Eingescannte Rechnung oder Foto als Bilddatei
- Word- oder Excel-Datei mit Rechnungsinhalt
- Papierrechnung — nach den Übergangsfristen nur noch in den Ausnahmefällen zulässig
- Rechnungsdatei mit Formatfehlern — sie gilt als sonstige Rechnung
So setzen Sie die E-Rechnung technisch um
Diese sechs Bausteine gehören zu einem sauberen Ablauf. Prüfen Sie zuerst, welche davon Ihre vorhandene Software schon mitbringt. Manchmal fehlt nur die Verbindung dazwischen.
Ein fester Eingangskanal
Legen Sie fest, wo E-Rechnungen ankommen: eine zentrale Rechnungsadresse oder eine Schnittstelle. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt das BMF nicht. Ein fester Kanal verhindert aber, dass Rechnungen in persönlichen Postfächern liegen bleiben.
Automatische Prüfung beim Eingang
Eine Validierung prüft, ob die Datei Format und Geschäftsregeln der Norm einhält. Das BMF hält sie für sinnvoll und empfiehlt sie schon beim Erstellen und Versenden. Ob Leistung, Betrag und Steuersatz stimmen, prüft weiterhin Ihr Team. Den Prüfbericht aufzubewahren, bietet sich als Nachweis an.
Daten per Schnittstelle in die Buchhaltung
Lieferant, Beträge und Positionen liegen in der E-Rechnung bereits als Daten vor. Über eine Schnittstelle gelangen sie direkt in Ihre Buchhaltungssoftware, etwa DATEV, statt abgetippt zu werden.
Ausgangsrechnungen aus der eigenen Software
Rechnungen sollten dort als XRechnung oder ZUGFeRD entstehen, wo die Daten liegen: in Ihrer Auftrags-, Branchen- oder Warenwirtschaftssoftware. Ein PDF nachträglich umzuwandeln, ist ein zusätzlicher Schritt, in dem Fehler entstehen können.
Revisionssicher archivieren
Aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung, unverändert in seiner ursprünglichen Form und mindestens acht Jahre lang. Für die Aufbewahrung verweist das BMF zusätzlich auf die GoBD, die Regeln für die elektronische Buchführung.
Zuständigkeiten und Freigaben
Legen Sie fest, wer eingehende Rechnungen sachlich prüft, wer sie freigibt und wer bei Fehlern beim Lieferanten nachfragt. Ein Freigabeschritt im System ersetzt den Umlauf auf Papier.
Checkliste: Sind Sie bereit für die E-Rechnung-Pflicht 2027?
Mit diesen fünf Fragen prüfen Sie Ihren Stand. Jedes „Nein“ ist ein konkreter nächster Schritt.
Empfang getestet?
Haben Sie eine XRechnung und eine ZUGFeRD-Datei testweise empfangen und geöffnet? Eine XRechnung bringt keine fertige Ansicht zum Lesen mit. Dafür braucht es einen Viewer, etwa den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung über ELSTER. Bei ZUGFeRD zählen die XML-Daten, nicht das PDF — lassen Sie sich auch diese anzeigen.
Buchhaltung liest XRechnung und ZUGFeRD?
Übernimmt Ihre Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten — oder nur das Bild? Fragen Sie beim Hersteller nach, welche Formate und Versionen unterstützt werden.
Ausgangsrechnungen im richtigen Format?
Erzeugt Ihre Software Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil? Prüfen Sie das mit einer Testrechnung und einer Validierung, bevor die Übergangsfrist für Ihr Unternehmen endet. Wer Leistungen aus 2026 erst 2027 abrechnet, braucht das Format schon ab Januar 2027.
Archiv geklärt?
Wird die XML-Datei unverändert und mindestens acht Jahre lang aufbewahrt — nicht nur ein Ausdruck oder das PDF? Klären Sie, welches System archiviert und wie Sie die Daten bei einer Prüfung bereitstellen.
Lieferanten und Kunden informiert?
Teilen Sie Lieferanten mit, wohin E-Rechnungen gehen sollen, und stimmen Sie mit Kunden Format und Übermittlungsweg ab. Den Weg vereinbaren die Vertragspartner selbst — das Gesetz schreibt keinen vor.
Typische Fehler bei der Umstellung
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt seit 2025 als sonstige Rechnung. Zwischen inländischen Unternehmen ist sie nur noch während der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers zulässig, danach nur in Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen. Auch eine ZUGFeRD-Datei zählt nur, wenn Version und Profil passen. Und eine Datei mit Formatfehlern gilt laut BMF ebenfalls als sonstige Rechnung.
Nur das PDF zu archivieren, reicht nicht. Eine ZUGFeRD-Datei enthält zwei Teile: ein lesbares PDF und die XML-Daten. Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten im XML-Teil. Wer nur das PDF oder einen Ausdruck aufbewahrt, bewahrt also nicht den maßgeblichen Teil auf.
Abtippen verschenkt den Nutzen. Empfänger sind laut BMF nicht verpflichtet, E-Rechnungen elektronisch weiterzuverarbeiten. Wer sie aber öffnet, ausdruckt und die Beträge von Hand überträgt, macht aus einem Datensatz wieder Papier. Dabei liegen alle Angaben bereits strukturiert vor, und jeder Schritt von Hand ist ein Medienbruch, an dem Tippfehler entstehen können.
Wer kurz vor dem Stichtag umstellt, testet unter Zeitdruck. Formate, Schnittstellen und Freigaben brauchen Testläufe mit echten Rechnungen — von Lieferanten und an Kunden. Fehler fallen dann erst auf, wenn Rechnungen schon unterwegs sind. Für laufende Aufträge gilt eine Erleichterung: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem jeweiligen Stichtag erteilt werden, müssen laut BMF keine E-Rechnung sein — auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen. Die Schlussrechnung nach dem Stichtag muss dann aber eine E-Rechnung sein. Und wer E-Rechnungen nicht annehmen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung: Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
Was ein Medienbruch ist →Keine Steuerberatung
Dieser Ratgeber beschreibt die technische Umsetzung der E-Rechnung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, vor allem § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, und die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Die Angaben entsprechen dem Stand Oktober 2026. Ob Ihr Unternehmen eine Übergangsregel nutzen kann und welche Ausnahmen für Sie gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums ↗Wie wir bei der E-Rechnung helfen
So lösen wir das: Wir prüfen zuerst, was Ihre vorhandene Buchhaltungs- und Auftragssoftware schon kann. Danach schließen wir die Lücken — mit einem Eingangskanal samt automatischer Prüfung, einer Schnittstelle zur Buchhaltung oder dem Export im richtigen Format. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, die technische Umsetzung übernehmen wir.
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Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht?
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