Digitalisierung in der Logistik heißt für kleine und mittlere Speditionen meist nicht, die Speditionssoftware auszutauschen, sondern die Lücken drumherum zu schließen: Frachtangebote, die Prüfung neuer Frachtführer und Belege. Das Kerngeschäft ist dort in der Regel schon digital abgebildet. Zeit kostet, was daneben per Mail, Telefon und Papier läuft.
Genau dort setzen wir an. ARTIS Digital aus Regensburg verbindet Ihre vorhandene Speditionssoftware über Schnittstellen mit Portalen und Automatisierungen. KI übernimmt dabei Lese- und Schreibarbeit, die Freigabe bleibt bei Menschen: Entscheidungen treffen weiterhin Ihre Disponenten.
Wo in der Disposition heute Zeit verloren geht
Viele Reibungsverluste entstehen nicht in der Speditionssoftware, sondern zwischen Postfach, Telefon und Papier.
Mit digitalen Abläufen
- Angebote werden strukturiert erfasst und dem richtigen Auftrag zugeordnet
- Neue Frachtführer werden nach festen Regeln geprüft, bevor vergeben wird
- Belege kommen per Link — auch vom Smartphone, ohne eigenes Konto
- Daten fließen per Schnittstelle in Ihre vorhandene Software
Heute in vielen Dispositionen
- Frachtangebote kommen per Mail und Telefon, oft in mehreren Sprachen
- Preise und Bedingungen werden aus Freitext abgetippt
- Neue Frachtführer werden nebenbei und unter Zeitdruck geprüft
- Ablieferbelege und Unterlagen müssen hinterhertelefoniert werden
Bausteine für die Digitalisierung in der Logistik
Diese Bausteine lassen sich einzeln umsetzen und an Ihre Speditionssoftware anbinden. Worauf es dabei jeweils ankommt:
Angebote aus Freitext lesen
KI kann Preis, Fahrzeug und Bedingungen aus formlosen Mails herauslesen und als Vorschlag anzeigen. Entscheidend ist die Grenze: Den Auftrag vergibt immer der Disponent, nie die KI.
Frachtführer prüfen
Vor der ersten Vergabe gehören drei Prüfungen dazu. Erstens die USt-ID über das EU-System VIES — bei Frachtführern aus anderen EU-Staaten samt Abgleich von Firmenname und Anschrift per qualifizierter Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern. Zweitens die EU-Lizenz (Gemeinschaftslizenz) im Register des Herkunftslands. Drittens Kontaktdaten, die Sie unabhängig prüfen, statt sie aus der Mail zu übernehmen.
Warnzeichen automatisch markieren
Typische Merkmale von Scheinspeditionen — Wegwerf-Adressen, leicht abgewandelte Firmennamen, wechselnde Ansprechpartner — sollten bei jeder Anfrage automatisch markiert werden. Unklare Fälle gehören zur Freigabe zu einem Menschen.
Skonto-Angebot per Link
Ein Angebot zur früheren Zahlung gegen Skonto lässt sich als befristeter Link an den Frachtführer schicken. Er bestätigt per Klick, ohne Konto und ohne Papierkram.
Ablieferbeleg per Link
Statt Belegen hinterherzulaufen, lädt der Frachtführer den Ablieferbeleg über einen Link hoch — auch vom Smartphone. Der Beleg landet direkt beim richtigen Auftrag.
Schnittstelle zur Speditionssoftware
Aufträge, Frachtführer und Belege sollten nicht doppelt erfasst werden. Über eine Schnittstelle fließen die Daten in die Software, mit der Ihr Team schon arbeitet.
Phantomfrachtführer erkennen
Ein Phantomfrachtführer (eng verwandt mit der Scheinspedition) ist ein Transportunternehmen, das es in dieser Form gar nicht gibt. Die Täter nutzen eine gestohlene oder erfundene Firmenidentität, bewerben sich über eine Frachtenbörse oder per E-Mail auf eine Ladung und holen sie ganz regulär ab. Danach sind sie nicht mehr erreichbar, und die Ware kommt beim Empfänger nie an. Bis zu diesem Moment sieht für den Disponenten alles nach einem normalen Transport aus.
Typische Warnzeichen sind Wegwerf-Mailadressen und Domains, die einer echten Firma täuschend ähnlich sehen, nachgeahmte Firmennamen und Signaturen sowie eine Bankverbindung, die nicht zu Firma und Anschrift passt. Hellhörig sollten Sie auch bei einem auffällig günstigen Preis und bei Druck auf eine schnelle Zusage werden. Der wirksame Schutz liegt vor der Vergabe: jeden neuen Frachtführer prüfen, bevor geladen wird — gerade dann, wenn es eilt.
Neue Speditionssoftware oder Schnittstelle?
Eine Schnittstelle reicht, wenn Ihre Speditionssoftware das Kerngeschäft gut abbildet — Aufträge, Touren, Abrechnung — und die Probleme an den Rändern liegen: bei Angeboten per Mail, bei der Prüfung von Frachtführern oder bei Belegen. Dann ergänzen wir, statt zu ersetzen.
Ein Wechsel kann nötig sein, wenn die Software grundlegende Abläufe nicht mehr trägt, nicht mehr weiterentwickelt wird oder gar keinen Datenaustausch erlaubt. Auch dann lohnt es sich, zuerst zu prüfen, welche Lücken sich mit einer Ergänzung schließen lassen.
Zur Einordnung: Wir entwickeln kein eigenes Transport-Management-System. Unsere Rolle ist die Ergänzung — Schnittstellen, Portale für Frachtführer und Kunden sowie Automatisierungen rund um Ihre vorhandene Software. Was technisch möglich ist, richtet sich nach der Schnittstelle Ihrer Software.
KI in der Logistik — mit Menschen am Steuer
KI ist in der Logistik dort nützlich, wo viel gelesen und geschrieben wird: Frachtangebote aus Mails herauslesen, lange Verläufe zusammenfassen, Antworten in der Sprache des Frachtführers entwerfen. Das spart Schreibarbeit, ersetzt aber keine Entscheidung.
Vergabe, Preis und Zusage bleiben beim Disponenten. Ein guter Ablauf setzt der KI klare Grenzen: Was sie nicht sicher versteht, legt sie einem Menschen vor, statt zu raten.
Wo KI selbst mit Geschäftspartnern schreibt, sollte das erkennbar sein. Die EU-KI-Verordnung enthält Transparenzpflichten, etwa wenn Menschen direkt mit einem KI-System kommunizieren. Ein kurzer Hinweis in automatisch erstellten Mails schafft Klarheit. Welche Pflichten im Einzelfall greifen, klärt eine Rechtsberatung.
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